Wynajem mieszkań to popularna forma inwestowania i zabezpieczenia kapitału, jednak wiąże się także z obowiązkami podatkowymi. Każdy właściciel, który wynajmuje nieruchomość osobom fizycznym, musi rozliczyć uzyskane dochody z Urzędem Skarbowym. Wśród dostępnych form opodatkowania najczęściej wybieranym rozwiązaniem jest ryczałt ewidencjonowany, czyli PIT-28. Warto jednak wiedzieć, jak wygląda kwestia opodatkowania przychodów z najmu, czy kaucja podlega opodatkowaniu oraz kiedy może pojawić się obowiązek zapłaty podatku VAT.

PIT-28 – czym jest i dla kogo?

PIT-28 to formularz przeznaczony dla osób, które wybrały opodatkowanie dochodów z najmu prywatnego w formie ryczałtu ewidencjonowanego. Jest to uproszczony sposób rozliczania podatku, w którym właściciel mieszkania płaci określoną stawkę od przychodu, bez możliwości odliczania kosztów uzyskania przychodu. Od 2023 roku stawka ryczałtu jest niezmieniona i wynosi:

• 8,5% dla przychodów do kwoty 100 000 zł rocznie,
• 12,5% dla nadwyżki ponad 100 000 zł rocznie.

Ryczałt jest atrakcyjną formą opodatkowania dla osób, które nie ponoszą wysokich kosztów związanych z utrzymaniem i remontem nieruchomości. Trzeba jednak pamiętać, że wybór tej formy rozliczenia wymaga zgłoszenia do Urzędu Skarbowego do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu uzyskania pierwszego przychodu lub do końca roku podatkowego, jeśli dochód osiągnięto w grudniu.

Podatek od kaucji – czy należy go płacić?

Kaucja pobierana od najemcy nie jest standardowo traktowana jako przychód, ponieważ jej celem jest zabezpieczenie ewentualnych roszczeń wynajmującego. Z tego względu nie podlega natychmiastowemu opodatkowaniu. Jednak w sytuacji, gdy właściciel mieszkania zatrzymuje kaucję po zakończeniu umowy najmu – np. na poczet napraw, czy nieuregulowanych opłat – może ona zostać uznana za przychód i podlegać opodatkowaniu w ramach wybranej formy rozliczenia (PIT-28 lub skali podatkowej).

Jednakże poprzez odpowiednie zapisy w umowie i prawidłowe traktowanie kaucji, można uniknąć konieczności płacenia podatku od tej kwoty. Można skorzystać z następujących sposobów:

• Poprawne określenie celu kaucji w umowie – Kaucja powinna być wyraźnie wskazana w umowie jako zwrotna oraz przeznaczona na pokrycie ewentualnych szkód lub zaległości czynszowych. W przeciwnym razie Urząd Skarbowy może uznać ją za przychód, który podlega opodatkowaniu.
• Przechowywanie kaucji na osobnym rachunku – Aby uniknąć nieporozumień, warto przechowywać kaucję na osobnym koncie bankowym. Wynajmujący nie powinien jej wykorzystywać na bieżące wydatki, ponieważ mogłoby to sugerować, że kaucja została faktycznie przyjęta jako dochód.
• Zwracanie kaucji po zakończeniu umowy – Jeśli najemca nie spowodował żadnych szkód, zwrot kaucji w całości po zakończeniu umowy jest najlepszym rozwiązaniem. Dzięki temu kaucja nie stanie się dochodem wynajmującego i nie będzie podlegać opodatkowaniu.
• Potrącenie kaucji a podatek – Jeśli kaucja jest potrącana na poczet niezapłaconych należności (np. czynszu, opłat za media lub napraw), to ta część kaucji staje się przychodem i podlega opodatkowaniu w momencie potrącenia. Warto uwzględnić to w rozliczeniach.
• Brak rejestracji kaucji jako przychodu – Kaucja nie powinna być wykazywana w ewidencji przychodów, ponieważ nie jest przychodem do momentu jej wykorzystania. Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, nie ujmuj jej w Księdze Przychodów i Rozchodów ani w ewidencji ryczałtowej.
• Prawidłowa dokumentacja – Każdą wpłaconą kaucję warto udokumentować w umowie oraz potwierdzić pisemnym pokwitowaniem. W przypadku zwrotu kaucji, należy sporządzić dokument potwierdzający jej oddanie najemcy.
• Brak kaucji jako formy zaliczki na czynsz – Jeśli kaucja zostanie potraktowana jako zaliczka na poczet przyszłego czynszu, wówczas stanie się przychodem od razu w momencie otrzymania i podlega opodatkowaniu. Dlatego ważne jest, by w umowie jasno zaznaczyć, że kaucja ma charakter zwrotny i nie stanowi płatności za czynsz.

Najem a podatek VAT – czy zawsze obowiązuje?

W większości przypadków wynajem mieszkań osobom fizycznym podlega zwolnieniu z VAT. Zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT, zwolnione z podatku są usługi najmu lokali mieszkalnych na cele mieszkaniowe. Oznacza to, że wynajmujący nie musi doliczać VAT-u do czynszu i odprowadzać go do urzędu skarbowego. Obowiązek rejestracji jako podatnik VAT może natomiast wystąpić, gdy:

• wynajmujący prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wynajmu nieruchomości,
• nieruchomość jest wynajmowana na cele inne niż mieszkaniowe (np. biuro, lokal użytkowy),
• właściciel świadczy dodatkowe usługi związane z wynajmem, które nie są bezpośrednio związane z funkcją mieszkaniową (np. usługi sprzątania, catering).

W takich przypadkach może obowiązywać podstawowa stawka VAT, która wynosi 23%. Dlatego przed podjęciem decyzji o formie najmu warto dokładnie przeanalizować przepisy i ewentualnie skonsultować się z doradcą podatkowym.

Inne istotne kwestie podatkowe

W trakcie wynajmowania nieruchomości warto zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii podatkowych, które mogą mieć wpływ na sposób rozliczania przychodów oraz obowiązki wobec Urzędu Skarbowego.

• Możliwość zmiany formy opodatkowania – jeśli najemca zdecyduje się na inną formę niż ryczałt (np. opodatkowanie według skali podatkowej 12% i 32%), może rozliczać się w standardowy sposób, uwzględniając koszty uzyskania przychodu. Może to być korzystne, jeśli nieruchomość wymaga dużych nakładów na remonty i utrzymanie.
• Rozliczenie z małżonkiem – w przypadku współwłasności mieszkania małżonkowie mogą wybrać, czy rozliczają się wspólnie, czy każdy z nich wykazuje część przychodów indywidualnie.
• Obowiązek składania deklaracji – ryczałtowcy składają PIT-28 do końca lutego kolejnego roku podatkowego. Osoby rozliczające się na zasadach ogólnych (PIT-36) mają czas do 30 kwietnia.
• Najem okazjonalny i instytucjonalny – mimo że różnią się formą prawną, pod względem podatkowym obowiązują te same zasady co w przypadku standardowego najmu.

Wybór odpowiedniej formy opodatkowania, sposób rozliczenia w przypadku współwłasności, a także terminowość składania deklaracji to kluczowe aspekty, które należy wziąć pod uwagę.

Podsumowanie

Rozliczanie podatku od wynajmu mieszkań wymaga znajomości przepisów i wyboru najkorzystniejszej formy opodatkowania. PIT-28 jest wygodnym rozwiązaniem dla osób preferujących uproszczoną formę rozliczenia, jednak nie zawsze jest najbardziej opłacalny. Warto również pamiętać o kwestiach związanych z kaucją oraz możliwością zwolnienia z VAT. Właściwe podejście do rozliczeń podatkowych pozwoli uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek oraz zoptymalizować koszty wynajmu nieruchomości.